函件通常包括标题、称呼、正文、结尾、附件，每个部分都有明确功能。比如标题要写清事由，称呼要礼貌，正文分点说明问题，结尾用"此函"等固定用语，附件要列明材料名称。有人可能觉得函件就随便写写，但规范格式能让事情办得更快更清楚。

为什么这样分？因为某市大前年统计显示，规范格式函件处理效率比随意写的提升40%。比如正文部分分点写，别人看一遍就懂重点；附件单独列出来，不用再翻找。再比如结尾用"此函"固定话，比"谢谢"更正式，对方知道该按什么流程处理。不过有时候录音转文字会出现问题，比如把"附件清单见后页"听成"附件清单见后页"，或者把"请于5日内回复"听成"请于5日回复"。这就需要人工再核对一遍，确保每个项目都对应上。