填写明细表要分月份统计数量，比如打印纸和笔这些常用物品，每次领用都写清楚日期和数量。把不同种类物品分开记录，比如文件夹、订书机、签字笔各自列一栏。对比全年数据，发现哪些东西消耗快，哪些用得少。

为什么这么填呢？比如某公司统计发现打印纸每月消耗500张，3月和6月突然涨到800张，原来是市场部开大会多用了。订书机全年用了120个，技术部占70%，说明他们做方案多。数据证明每月领用超过10次的东西要重点监控，像订书机这种，换成大包装能省20%钱。要是光记总量不分类，就像买十包笔总共有100支，但实际用完三包的可能是红笔，两包蓝笔，剩下的就浪费了。所以分开记才能看出真正需要优化什么。