备案合同应该在企业或机构手里，个人或第三方不能长期拿走。企业开业务前要找当地市场监管部门备案，合同必须留在公司档案室或电子系统里。比如开餐馆要备案营业执照和食品安全协议，这些合同不能让外卖小哥或会计单独保管。如果个人拿走，出问题企业就找不到证据了。

为什么这么规定？市场监管总局前年数据说，全国有12%的小微企业因为合同散落被罚款，平均每家多交3.2万。合同必须跟着业务走，比如开超市的合同和奶茶店的合同不能混放。企业自己存合同，就像存钥匙不能让邻居拿走。如果第三方拿走，比如让律所长期保管，一旦律所倒闭，合同就没了。去年上海有公司合同被律所丢失，赔了50万。所以合同得自己存，存到公司电脑或档案柜，定期备份。存错了比如和别的合同拼在一起，监管部门查的时候发现不符，轻则整改，重则关停。比如杭州大前年有家健身房合同和租房合同混在一起，差点被吊销执照。所以合同得单独存，存到公司指定的地方，存完要告诉财务和法务，存错了及时补上。存的时间也长，有的合同要存十年，不能随便删。存的时候要留复印件给客户，原件自己存，这样两边都有记录。存错了比如删了电子版，客户来查证就找不到了。所以合同管理得像管仓库，自己存自己管，不能丢不能混，否则要吃大亏。