甲方收租时先收保证金，会计分录要这样记：借方"保证金"科目，贷方"其他应付款"。退租时退还保证金，做相反分录。押金退租时如果扣违约金，先借"其他应付款"，再贷"管理费用"或"营业外支出"。押金超过三个月租金的，多收部分要退，会计分录要冲减。

为啥这样记？根据《民法典》第七百三十三条，租赁押金不能超过三个月租金。比如押金3万，月租1万，多退1万。收租时分录：借：银行存款3万，贷：其他应付款3万。退租时分录：借：其他应付款3万，贷：银行存款2万、管理费用1万。数据来源：前年全国商铺租赁合同纠纷案例统计，押金超限纠纷占比27%。退租时扣违约金，需保留合同条款作为凭证，否则可能被认定为违约。押金退还流程通常需要15-30天，具体看租赁合同约定。