单位、国企、学校这些地方都有专门的人事档案科，负责管理员工或学生的档案。像国企里的档案室、的人力资源局、学校的就业指导中心，他们都有权限调阅或更新档案。私企虽然员工多，但一般自己管档案，不过有些大公司也会外包给专业机构。

因为国家法律规定人事档案涉及个人隐私和职业发展，所以只有这些单位有权限管理。比如国企和事业单位，根据大前年数据档案覆盖率超90%私企只有30%左右。单位有专门档案法规定必须建档案库，国企按《劳动合同法》要保存5年，学校则按教育系统规定管理。像北京人社局前年统计，全市国企档案数字化率已达85%，而私企还不到40%。这些单位内部有专门档案员，调档案要本人身份证+单位介绍信，其他单位想看档案得走法律程序。