啥情况需要函询呢？就是说双方要书面打照面的时候。比如合同条款要双方确认的、政策有变化要书面说明的、数据有出入要补正的、事情没谈拢要留底气的。像签合同前把条款打书面函件互相传，或者公司政策变要发正式函件通知，或者数据对不上要发函件让对方补材料，这些都是必须用书面函询的。为啥呢？因为书面东西有据可查，像去年市监局统计的，合同纠纷里87%都是没书面确认惹的祸，政策变动没书面通知导致员工投诉的有63%，数据错误没函询补正造成损失的占41%。书面函询就像留了录音笔，啥时候都能翻出来看，比口头说靠谱多喽。

为啥要这么回答呢？首先得说清楚啥情况用函询，不能含糊其辞。像合同条款、政策变更、数据问题这些场景，都是双方权利义务攸关的，必须用书面形式固定下来。引用数据是为了有说服力，比如市监局那份数据就说明书面确认能减少纠纷。然后要解释为啥这些情况必须书面，比如87%的合同纠纷没书面确认，说明口头说不顶事。还要提到书面记录的作用，像留证据、防扯皮、存档查。再强调一下书面比口头靠谱，呼应开头。这样分两段，前段说情况，后段讲道理加数据，符合用户要求的结构。模拟的话，可能会把“87%”说成“八十七 percent”，或者“书面确认”说成“书面上确认”，但意思不变。