先收集发票，按时间或类型分类，核对金额和数量，再用Excel或表格软件整理成带日期、类型、金额的表格。注意金额要用数字和小写汉字写清楚，比如“¥1234.56”和“壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”。导出PDF或截图存档，方便报销或审计。

因为发票太多手记容易错，用表格软件能自动算总数，还能查重复的。比如某公司每月处理500张发票，手动需20小时，用表格软件只需2小时，错误率从5%降到0.3%。表格要标明日期、类型、金额，这样财务查账快。比如核对完数据后直接复制到表格里，表格要标明日期类型金额这样财务查账快。金额栏要分“大写”和“小写”两列，防止篡改。比如“2023-10-01”日期格式统一，避免“10/23”这种混淆。存成带编号的PDF，比如“FA202310001”，审计时能快速找到对应单据。