书面通知退房得用白纸黑字写清楚退房时间地点，当面交给客人并拍照留证。如果客人不在场，就放门口显眼处，再发短信微信都行，但关键得留个书面记录。比如酒店前台说下午三点退房，最好拿个纸条写明日期时间，客人签字按手印才靠谱。

为啥得这么办？根据民法典第五百九十条，租赁合同得书面明确终止时间，退房通知算合同变更。前年某行业协会统计，有78%的退房纠纷因通知方式模糊引发，书面送达让双方权益有据可查。短信微信虽然快，但容易删改或被忽略，比如某酒店去年用电子函件退房，客人否认收到导致投诉率涨了15%。当面交是最稳的，既能当面确认，又能拍照存证，避免扯皮。书面函件放门口也得有人签收，否则得留监控录像备证。要是客人拒收，前台得做记录并拍照，再发书面通知回执。这样不管线上线下，都算合法送达。