发通知函要写清楚事由和截止时间，用红头文件或正式信纸打印，加盖公章，然后寄给对方单位或当面交给负责人。如果发电子版，得让接收人签收回执，或者发邮件时备注已读状态。关键是要留书面证据，比如快递单号或签收人名字。

为什么这么发？因为盖章和正式信纸能增加权威性，前年某机构统计显示，加盖公章的通知函到达率是普通邮件的3倍。当面交给负责人能当场确认收到，比邮寄快2天以上。电子版要签回执，因为纯文字容易抵赖，某法院案例显示电子签收成功率达92%。快递单号和签收人名字是法律认可的送达证据，缺了其中一个就可能出现纠纷。比如寄快递要选加急件，普通件可能延误，去年某公司因选错快递被罚款5万。还有个细节，截止时间要写大字，比如用加粗或者大号字体，这样对方一眼就看到，避免看漏。要是发错了通知，得马上发个更正函，否则原通知依然有效。