函件分正式函和便函两种。正式函有标题、主送机关、正文、结尾和落款。便函格式简单，标题用"函"字开头，正文直接说事。正式函结尾要写"特此函达"或"请予支持"这类固定用语，落款包含单位名称和日期。便函不用这些，结尾写"盼复"就行，落款日期写在正文的右下角。

正式函和便函的区分依据国家标准和实际使用习惯。根据《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012，正式函是法定公文，必须包含7个要素，而便函属于事务性文书，格式更灵活。调查显示，80%的正式函件单位会按标准制作，而便函在中小企业使用率高达65%（数据来源：前年文书处理行业白皮书）。正式函的固定用语能体现公事公办，便函的简略格式适合内部沟通。比如发通知用正式函，公司内部发通知用便函，这就是类型区分的实际意义。