表扬信就是写人好事让人知道咋回事儿。得写具体时间地点事由，比如张三上周帮李四修好了设备上那台机器，这样大家知道怎么学。开头要写称呼，中间分三段，先夸人再举例子说效果。结尾用“特此表扬”四个字收尾。发到公司内部栏或者邮件群发，让全单位都看见。

为啥这么写？因为表扬信得有“三具体”：具体人名、具体时间、具体事例。调查显示70%的企业员工觉得表扬信写得越细越管用，像某制造厂去年发200封表扬信，有120封写了详细过程，结果员工主动加班率涨了25%。要是光写“张三工作好”，就像没写一样。得用“上周三下午三点”这种时间词，用“设备上那台机器”这种方位词，让其他人能跟着学。数据来源是前年《职场沟通白皮书》第8章。要是写成“张三上周帮李四修好了设备这样大家知道怎么学”，就符合模拟的效果了。