证件使用费一般要计入管理费用里的办公费或行政费用科目。如果公司统一垫付证件工本费，这属于员工福利，按税法规定要并入工资薪金计税；如果员工自己交钱，就当个人支出不交税。比如前年某企业采购员工职业资格证花费5万元，直接记入管理费用-办公费，年终汇算时工资总额里不增加这5万，所以少交个税约800元（按综合所得税率10%算）。

为什么这么处理呢？因为税法规定（财税[2006]10号文）里说，企业给员工买的商业保险、培训费等算福利，但证件费要看谁出钱。公司垫付就当发钱，要交税；员工自己交就当自己花钱，不交税。比如某制造厂去年给200人办健康证花了8万，这8万进管理费用，但工资里不增加，所以全年少交个税约1.2万（8万×10%×200人）。反过来，如果员工自己交，公司财务就不记这钱，年终报税时工资总额里也没这数字，自然不用交税。不过要注意，如果公司报销了员工证件费，那就要算进工资里交税了。