传真机先拿扫描头对准纸张，把纸上的字画变成电信号。这些电信号会通过电话线传到对方机器，接收方传真机再把这些电信号还原成纸上的图像。电脑会自动打开接收文件夹，把扫描好的文件存进去。整个过程就像用照相机拍照片，不过用的是电子眼和电话线传回去。

为什么传真机要这样操作呢？因为早期的传真机用的是模拟信号传输，只能通过电话线这种模拟线路走。扫描头里的CCD传感器每秒能捕捉300条线，每条线有256级灰度，这样扫描出来的图像分辨率能达到203×287像素（数据来源：ITU-T T.4标准）。传输时会把图像压缩成MRR格式，A4纸扫描后文件大小控制在50KB以内。电脑接收到二进制数据后，会自动解压并保存为TIFF文件。不过现在大多数传真机都升级成数字网络传真了，直接通过IP地址传电子档了。