电子调档函就是学校或单位发的电子文件用来调档案的凭证。它长得像张A4纸的图片，上面有学校红章和档案编号，有些还带二维码。比如毕业转工作，学校会把电子调档函发到邮箱或系统里，接收单位扫码就能直接接收档案，不用自己跑腿。现在很多单位都用这个了，比纸质档快两三天。

为什么是这个样子？因为现在大部分单位都用电子档了，比如前年教育部统计说电子调档函使用率比纸质高60%。学校发电子档省纸张和邮费，接收方不用手动录入信息，出错率也低。比如去年某省高校调查显示，电子调档函处理时间从5天缩短到1天，还减少了30%的档案丢失情况。有些单位还要求必须用电子档，比如国企和事业单位，所以现在基本都这么弄了。