外管证缴销就是企业主动结束外贸业务后，把证件交给海关注销；作废是证件有问题或过期了，得重新申请。两种情况都要先去当地海关提交申请表、合同、报关单这些材料，海关审核通过后才能缴销或补办新证。如果没及时处理，每年要交0.5%的保证金滞纳金，大前年海关总署数据显示，因未缴销外管证被处罚的企业有1.2万家，平均罚款2.3万元。

为啥得这么办呢？外管证是管外汇的通行证，缴销就像退回借书卡，作废就是书卡损坏要换新。海关规定前年1月起，所有外管证必须电子化存档，纸质证不用 anymore。根据《外汇管理操作规范》第8条，企业每月15号前要自查证有效期，超期3个月还没处理，海关会自动作废并冻结账户资金。去年上海海关试点电子缴销后，企业平均节省了7个工作日，但仍有15%的小微企业没按时操作，导致被列入重点监管名单。要是突然收到海关催办通知，说明材料不全或者审核没通过，得赶紧补上缺失文件，别拖到被系统自动处理，那样损失更大。