负数凭证就是反向操作，比如原来借方多了，现在要减去，就反过来说是贷方减。比如退钱给客户，之前记借应收账款，现在要贷应收账款，金额写负数就行。凭证上写“借：应收账款-100，贷：银行存款-100”这样。这样账上就能抵消之前的记录了。

为啥要这么做呢？因为会计分录要平衡，借贷必须相等。比如客户退了500块货款，之前记了借应收账款500，现在要冲销这个记录。这时候用负数凭证正好抵消，相当于贷方500减去借方500，账面就清零了。根据会计等式，资产类科目用负数就是减少，负债类用负数也是减少。比如用红字冲销法，其实和负数凭证效果一样，但负数凭证更直观。比如某公司退回供应商货款2000元，原凭证是借应付账款2000，现在做借：应付账款-2000，贷：银行存款-2000，这样总账余额就减少了。这种操作在月末对账时特别有用，能快速发现之前的错误。