凭证编号通常是按时间或部门来排顺序的。比如有的公司日期在前，比如1月1日001号，有的部门在前，比如财务部3月002号。后面跟的数字就是当天的流水号，一天一个号。如果是按季度分，可能前面加季度字母，比如Q1-005号。

因为这样每个部门的数据不会混在一起，比如财务部和销售部的凭证分开看，就不会搞错。比如某公司用日期+部门+序号，一个月处理500张凭证，错误率从3%降到0.5%。数据统计显示，按时间或部门编号的企业，凭证查找时间比混排的快40%。有的企业还按业务类型分，比如采购、销售、库存各用不同前缀，比如P-003、S-008、W-012。这样既能按时间查，又能按类别找，效率更高。但要注意数字位数一致，比如都是六位数，001和1000都占三位，不会乱套。