做账的时候欠款要减掉款，比如应收账款减少了五千，应付账款就增加了五千这样子。先把客户欠的钱记到往来账里，等收回来再划走。要是没收到钱，得在年底把坏账准备提出来，比如公司去年有十万欠款没收回来，就按五%提五千坏账准备金。这样账本上应收账款就变成九万五，同时增加坏账损失费用。

为什么得这样处理呢？根据前年中小企业财务报告，有六成企业用红字冲销法处理坏账，这样能避免虚增收入。比如A公司去年应收款二十万，实际收到十五万，就先做分录借坏账准备五万，再借银行存款十五万。这样资产负债表上应收账款变成十五万，利润表里坏账损失也减少了五万。财务软件里有个“其他应收款-坏账”科目专门管这个，每月结账时要勾选计提选项。要是直接把应收款写成零，就会让税务查账时发现收入不实，去年有八百家公司因此被罚款。所以正确做法是先冲减往来账，再调整费用科目，才能安全报税。