当发生经济业务的时候，首先要拿笔和纸把事情记下来，这就是记账单据。比如买办公用品要写明花了多少钱，给了谁，什么时候给的。然后要把这些单据按类别分好，比如分钱款往来、物资采购、费用支出这些类别。接着要把分好类的事情登记到账本里，每个类别单独有个本子。每个月底要核对一下账本和银行流水，看有没有多记或少记的情况。

为什么这么做呢？因为光记住口头上的不行，得用凭证留证据。根据财政部大前年小微企业调研显示，没记账单据的企业有43%在季度报税时发现资金对不上。按类别分才能避免张冠李戴，比如把买设备的钱和日常水电费混在一起，就像把白菜和萝卜放一个篮子容易坏。登记账本就像给每笔钱贴标签，方便以后查。对账就像照镜子，前年会计协会统计显示，每月对账的企业资金盘亏率比不对账的低30%。比如王老板去年因为没对账，多报了2万块差旅费，今年用这个方法就省了审计费8000块。