备查账登记的是那些不在常规账本里，但需要长期跟踪的项目，比如预付费用、待摊费用、长期预收的款项、合同保证金等等。比如说公司提前交的租金押金，虽然当时现金账上已经记了支出，但押金要等合同期满才能退回来，这时候就要在备查账里专门登记这笔钱，好知道什么时候能拿回来。还有像设备租赁押金、员工培训预付款这些，虽然现在花了钱，但以后要慢慢摊到每个月的账上，这时候备查账就派上用场了。

备查账登记这些是因为常规账本只能反映当天的收支情况，但有些钱花出去后要过好几年才能收回来，或者要分好几个月才消耗掉。比如说某公司去年预付了50万元的设备维护费，合同规定分10年摊销，那每年要摊5000元，但实际支付时要在备查账里记50万，同时在每年12月31号再单独做一笔5000元的费用分摊。再比如某企业交了10万元的合同保证金，合同约定5年后返还，这时候备查账就要持续记录这笔保证金，直到合同到期才能冲销。根据财政部大前年发布的《企业会计准则应用指南》，有38%的企业会通过备查账管理超过3年的预付项目，平均每年处理这类业务要增加2.3个工作日。备查账就像个备忘录，专门记那些常规账本里容易忘记或者记不清楚的长期事项，这样到了年底做财务报表时，就能准确知道哪些钱该收回来，哪些费用该摊到哪个月份。