备查材料就是有记录用的东西，备查簿就是专门记这些的笔记本。比如说公司买办公用品，发票和合同都要抄进备查簿里，这样以后查账的时候就能找到证据。备查簿就像个存折，把各种凭证按时间地点分类，比如发票、合同、会议记录都放这里。备查材料不一定非要是纸质的，现在很多人用电子表格代替，但关键是要有明确的记录规则。

备查簿的作用有三个：记录、存档、查证。比如说公司买办公用品，发票和合同都要抄进备查簿，这样审计时能快速找到证据。据统计，约60%的企业在财务审计时会检查备查簿，特别是和资金流动相关的凭证。备查簿的格式各地不一样，有的地方要求写明经手人、金额和用途，有的还要盖骑缝章。比如北京某区大前年的审计报告显示，有15%的企业因为备查簿记录不完整被扣分。备查材料如果没做好，轻则影响报销，重则要承担法律责任。就像去年上海那家科技公司，因为备查簿缺失被罚款了8万元。备查簿就像个存折，平时看着不起眼，关键时刻能救命。