备查簿就像记账本里的一个小本子专门记那些正式账本里不写但需要留证的事。比如公司买辆货车，正式账本只记金额和日期，备查簿还要记车牌号、司机名字、保养记录，甚至停在哪个停车场。有人用活页本，有人用电子表格，反正得把和钱有关但正式账本不详细记的事都留着备查。

为啥要这样搞呢？因为企业里钱的事容易出错，比如去年某厂用备查簿记录了87份设备领用单，发现3台机器用了半年没归还，避免了每年多花2万块维修费。财务小王说"正式账本管大账，备查簿管小账，像手机相册和备忘录，一个存重要数据，一个存细节照片"。不过有的企业不用备查簿，结果去年审计时发现23笔合同没留存根，差点被罚5万块。所以用不用得看企业规模，小公司可能用个笔记本，大公司得专门开发备查系统。