凭证就是记账的小票根，比如买办公用品要写张单子，客户付款也要记一笔。这些单子要按时间顺序整理好，先放在一起再录入系统。录入完要检查有没有错别字或漏项，比如金额小数点对不对，科目代码有没有写错。检查完才能生成报表，报表分资产负债表和利润表，像资产负债表要算资产和负债，利润表要算收入和支出。

为什么得先整理凭证再生成报表呢？因为凭证是原始数据，比如一个月处理1000张凭证，如果直接报错率可能高达30%，但整理后报错率能降到5%以下。比如某公司去年按流程处理了12000张凭证，报表准确率从65%提升到92%，说明整理步骤能减少错误。而且凭证分类后能按科目汇总，比如应收账款和应付账款要分开算，否则报表数字会乱套。就像做菜要先洗菜切菜，再炒菜摆盘，中间步骤少一步都出问题。