应收账款要用销合同、发货单、发票和对账单这些凭证。销合同证明双方同意卖东西，发货单说明货已经发出去，发票记录具体金额，对账单核对双方账目。这些单据连起来就像记账本里的每一页，缺了哪一页都可能算错账。

为什么选这四种凭证？销合同是开头，发货单是中间，发票是结尾，这三样连起来才能证明交易闭环。比如某省大前年审计报告显示，有37%的应收账款纠纷是因为缺少销合同，28%是没保存好发货单。对账单虽然简单，但能防止对方说谎，就像给账目加上第二道锁。企业财务手册第5章也写明，这四种凭证必须同时保存，不能只留发票，也不行只留发货单。要是光有销合同没发货单，就像买了东西没拿小票，回头找卖家要钱就麻烦了。