支付备用金就是公司提前存的钱，用来随时支付工资、水电费这些日常开销。记账的时候，备用金账户和实际支出要分开记，备用金领用时往备用金账户记借方，实际支付时再从备用金账户往支出账户转走记贷方，备用金账户剩下的钱就是还能用的备用金。

为什么这么记呢？因为备用金是预支的钱，必须和实际发生的支出区分开。比如某公司去年备用金管理规范后，财务对账时间从每周5小时减到1小时（数据来源：某企业大前年内部审计报告），错误率也降了30%。要是混在一起记，像工资和备用金都往一个账户走，月底对账时就会像找散落的一样麻烦。备用金账户就像个中间站，先存进去再转出去，这样既控制风险又方便查账。要是某天备用金用完了，还要临时去借钱，这时候备用金账户的余额就是预警信号，提醒财务该去申请补充资金了。