支付备用金要用发票签批单收据，做账先借备用金再冲销，月底对账确保不超限额。比如公司给员工预支差旅费，先让员工写签批单，财务开转账单，收到发票再冲账。备用金账户每月末要和实际支出核对，差多少就调整账目。这就像存钱罐，每次存钱要记清楚，花完钱要记得掏出来。

因为备用金容易被人拿走不还，所以得用发票签批单收据这些证据。数据说中小企业备用金挪用问题占财务漏洞的30%，审计发现20%的备用金没凭证。比如某公司去年发现50万备用金没发票，财务追回时才发现是主管私自用了。签批单就像借钱时的借条，收据是花钱的证据，发票是花了多少钱的证明。每月对账就像查账本，发现差额就追着要钱，防止钱被白拿。备用金就像公司的零花钱，得有人看着花，有人记账，有人核对，才能不丢不乱。