现金账主要是记录每天收支情况的账本，电子表格里一般分三列：日期、收支项目、金额。日期要写清楚年月日，收支项目分收入和支出两类，金额用数字标出来。比如今天买文具花50块，就写成“2023-10-05，支出，文具，50”。列要算出当天总余额，就是昨天余额加上今天收支的差额。电子表格的好处是能自动分类统计，比如一个月后点一下就能知道总支出多少，收入多少。

为什么这样记呢？因为现金账的核心是实时跟踪钱流水，电子表格的表格结构正好符合这个需求。数据显示，中小企业使用电子表格记账的出错率比纸质账低42%，主要因为表格公式能自动核对余额，比如“余额=上日余额+今日收入-今日支出”。很多会计老师都说，日期和项目必须对应，比如10月5日买电脑的钱，不能写成10月6日。电子表格还能用颜色区分收支，红色标支出，绿色标收入，看起来更直观。每天结束时要核对余额，防止多记或少记。比如昨天余额是1000块，今天收入300，支出200，余额应该是1100块，如果算出来不对，就要检查哪里写错了。每天对账不能忘，否则月底汇总时会发现大问题。