管理费用账本要按时间顺序记录，每个项目单独列出来，金额要写清楚，还有备注用途。比如每月工资、水电费、办公用品这些都要分开写，加起来算总费用。写的时候用红笔划线，写错就擦掉重写，别涂黑。

为什么这样写呢？因为国家税务部门查账时，15%的企业因为费用记录不清被罚款（大前年数据）。按项目分类能避免算错钱，比如买电脑和打印纸混在一起，月底数钱时会漏掉小数目。用红笔划线是因为财务规定要留修改痕迹，擦掉重写比涂黑更规范。要是写成"三月工资水电费共三千"就错了，应该写成"三月工资2000元，水电费800元，合计2800元"。这样写能让老板看明白钱怎么花，审计时也方便查。要是把"打印纸"写成"文具"，税务人员根本不知道买多少，可能认为你报假账。去年有家小公司因为办公用品写模糊，被多扣了2万块税。