预付账款登记的是企业提前支付给供应商的货款或者服务费押金这些钱还没用到呢余额表就是把这些钱按时间地点供应商分门别类列出来的清单比如买材料提前付了五万块就记在这里头等收到材料再转走。余额表里每个数字都对应着具体的事比如张三公司垫付了三万物流费李四公司预付了八万货款王五公司还有两万押金这些明细能查到哪天付了多少钱用到哪了什么时候该结算。

为什么得这么登记呢因为企业提前付的钱暂时没变成库存或服务得有个记录防着钱花错了这时候余额表就像个账本本子详细记着每笔预付的事比如上周三给赵六公司预付了六万块买机器设备这六万块现在还在账上还没变成固定资产呢等收到机器发票再转走。要是不登记的话就像往抽屉里乱塞东西找不到似的比如上个月给周七公司预付了五万块装修费结果年底发现这五万块到底花在哪了这时候翻余额表就能看到具体日期和用途。比如某公司去年预付账款余额表显示总共有八十万预付款里有四十五万是买设备的预付款三十五万是装修押金还有零头是物流垫付费这些数字加起来就是企业现在还在等待使用的资金。