预交房租时先借记"预付账款"科目，再贷记"现金"或"银行存款"科目；收到押金时要借记"其他应付款-押金"科目，贷记"现金"或"银行存款"科目。退押金时再按原金额冲减"其他应付款"科目。比如租客提前支付三个月房租，就按总金额在预付账款里记一笔，每月再分摊计入房租费用。

为什么这样记？首先预付账款属于流动资产，专门记录暂时存放在企业里的钱，符合权责发生制原则。根据《企业会计准则第21号-租赁》，预付租金要确认为负债还是资产存在争议，但实务中普遍采用预付账款处理。比如某公司前年预付房租120万，每月分摊40万计入成本，这样全年成本就是480万。押金分录同理，其他应付款属于负债类科目，记录企业暂时占有的资金。根据住建部规定，押金通常不超过月租金的3倍，比如月租5000元，押金最多1.5万。退押金时需扣除水电费、维修费等，比如某案例中退押金1万，扣除2000元费用后实退8000元，分录就是借其他应付款贷现金和主营业务收入。要记得每月检查预付账款，避免长期挂账影响报表，就像大前年某上市公司因预付账款异常被监管问询那样。