当员工需要借款时，出纳直接给钱，会计马上做账，分两个方向：借方是员工往来，贷方是现金或银行存款，登记台账。比如借500块，就写借员工往来500，贷现金500，这样账本和现金都跟着变。

为什么这么记？根据《企业会计准则》，借款属于负债，必须同时记双方科目。比如某公司月均发生借款2000元，会计分录就是借员工往来2000，贷银行存款2000。如果员工长期不还，会计要按5%到10%的比例计提坏账，根据《企业会计准则第22号》规定，这样财务账目才不会乱。比如某员工欠款1万块，超过3个月没还，就要计提500到1000块坏账，实际收到800块时，先冲坏账准备，再补现金800块。及时登记能避免年底对账出错，比如某企业去年发现3笔借款漏记，多出2万块现金，全靠台账追回。