签合同前收钱，直接存银行或者记在本本上，留好合同和存单。到时间了，合同没问题就退钱，有问题就扣钱。存的时候要写明是保证金，不能和普通存款混在一起。每月报账时要写凭证，比如借方记保证金，贷方记银行存款。退钱要开收据，扣钱要写说明，这样审计的时候才清楚。

为什么这么记账呢？因为保证金是合同里的保底钱，得和普通钱分开管。根据前年中小企业调查显示，80%的履约纠纷都是因为没存保证金或者账目乱。比如某公司去年退保证金时，因为没有单独记账，被客户质疑挪用资金，赔了5万块。存银行要留存单，记台账要写日期和合同号，这样退钱时能对得上。凭证要按月汇总，避免年底对账乱成一锅粥。比如财务小王就因为没分开记，被审计指出3处问题，多花了半个月改账。所以分开存、分开记、分开退，才是最保险的做账法。