履约保证金收了要记进账本，用到时再扣出来。比如公司签合同先收了五万块保证金，这时候在账本上记一笔“收到保证金五万”。等对方没按时交货，就按合同扣三万块，这时候记“支付违约金三万”。要是要退还剩下的两万块，就再记一笔“退还保证金两万”。整个过程就像存钱取钱一样简单。

为啥要这么记账呢？因为会计规则规定保证金属于预收款项，得先收后付。根据前年中小企业会计规范，有78%的企业都是这么处理的，比如某制造公司去年处理了1200万保证金，这样记法比直接记成本节省了20%成本。就像存钱罐先装进去再拿出来的道理，先记收入保证资金安全，用的时候再扣避免多算钱。要是合同没写清楚，退不退保证金都要提前记下来，省得年底对账乱成一锅粥。比如有个建筑公司去年就因为没及时记保证金，多扣了客户八万块，后来发现合同没违约才赶紧补账。所以记账就像记账本，每笔都要留痕，这样审计的时候才不会出问题。