凭证冲销就是原凭证反过来写，金额符号反过来，日期改当前日期。比如原凭证借方1000元，现在要写成贷方1000元，日期改成今天。这样就能抵消原凭证的影响，相当于把之前的交易“撤销”掉。比如买办公用品退回，原先是借管理费用贷库存，冲销时要贷管理费用借库存，日期改成退货当天。

为什么这样操作呢？因为会计准则规定红字冲销用于更正原凭证错误，蓝字冲销用于调整后续凭证。比如原借方1000元冲销后贷方1000元，再借方500元实际支出500元，这样符合资金流动逻辑。数据上，冲销金额必须和原凭证完全一致，否则会影响总账余额。比如原凭证借方多记了200元，冲销时贷方也必须200元，否则总账会差400元。税务处理时，冲销红字凭证能避免重复缴税，比如退回的增值税专用发票需要红字冲销原进项税。比如某公司3月冲销了500元进项税，5月实际退货收到货，这时候冲销分录就能让税务系统正确退回税款。