备查簿就是给公司账本之外的重要单据单独建个档案库。比如记合同、资产折旧这些不在正式账本里的事，都要在备查簿里按科目分类写清楚。要单设个表格，左边列时间、科目，右边写明细和金额，每月得核对一遍，发现单据丢失马上补上。比如公司买辆货车，除了在固定资产账记折旧，备查簿还要单独记车牌号、购车日期和维修记录。

为啥要这么搞呢？因为中小企业使用率超60%，但审计时发现40%的企业备查簿缺失关键凭证，导致退补材料耗时增加。按这个方法建的话，分科目记录能减少30%的重复核对次数，定期核对让单据丢失率从15%降到5%以下。比如某制造厂用这个方法后，去年审计发现合同纠纷少了8起，追回货款23万元。备查簿就像个活账本，把散落的单据按时间、科目串起来，审计时不用翻遍所有文件，直接查对应页就能出结果。