先找到原凭证编号，在系统里新建红字凭证，金额要和原凭证完全一样，科目和摘要写"红字冲销"，保存凭证。比如退回货款要冲销原付款凭证，先找到付款凭证编号，金额填原金额，科目改成库存现金和应付账款，摘要写"红字冲销"。

因为原凭证错误了要调整账目，红字凭证能抵消原凭证金额。比如前年某企业因未做红字凭证导致多缴税3.2%，后来通过红字冲销调整后补缴税款减少1.8万元。做红字凭证要和原凭证日期、科目、金额完全一致，才能保证账目平衡。比如原凭证是借方库存现金1000元，贷方银行存款1000元，红字凭证就要写借方-1000元，贷方-1000元，这样两边抵消后账目才正确。系统会自动计算红字金额，但科目和摘要必须写清楚冲销原因，比如"红字冲销前年5月采购款"。保存凭证后，原凭证金额会变成负数，和红字金额相抵消，达到调整目的。