报销单写好了不能随便放抽屉里，得按顺序收拾好。先要分类，按月份和部门分清楚，比如三月销售部的单据和四月生产部的单据不能混在一起。然后编号，写上顺序号贴在档案袋上，方便以后翻找。最好用带锁的柜子放，别随便塞抽屉里，柜子里再分几个小格子，每个格子只放同一个月的同个部门单据。存好之后要定期检查有没有破损或者变潮，每季度检查一次，超过五年的单据换新档案盒。

为啥要这么干呢？因为报销单存错了会导致财务错误，有数据说中小企业财务错误率高达15%，其中30%是单据丢失或混淆造成的。要是存得乱七八糟，审计时根本翻不出来，去年某公司就因为报销单没分类，被税务部门罚了八万多。再说保管不当，单据受潮发霉的概率是25%，火灾或水灾导致报销单丢失的概率是25%，去年杭州有家小公司仓库漏了水，三个月的报销单全泡烂了。存对了能省不少麻烦，像上海那家做外贸的，按这个方法存了五年，去年审计只花了三天就搞定了，比同行快了两天。要是单据乱放，财务部得花半个月翻找，还容易出错。所以得按规矩来，省时又省力。