报销时发票金额多了几百块，不能直接做账。得先让员工退回多出的钱，或者公司再开张新发票补上。要是退不了钱，财务得做账上调整，比如先冲销多报的部分，再在备查账里记下差异原因。

为啥不能随便记多出来的钱？根据《会计法》第20条和《发票管理办法》第25条，虚开发票要罚1万到50万，情节严重的还可能坐牢。财务处理分三步：第一步拿红字冲销原凭证，第二步在摘要写“多报冲正”，第三步附上退票证明或补票记录。比如小王报了1200元，实际只有900元，就做：借：管理费用-差旅费 900，贷：银行存款 900；再冲销原分录：借：管理费用-差旅费 300，贷：其他应付款-小王 300。在备查账记“前年10月因退票冲正多报300元”。要是真退不了票，得让审计部门出具证明，才能在账上直接调整。要是硬记多出来的钱，轻则被税务局稽查罚款，重则面临刑事责任。