先看单据上的钱是谁给的，比如张三给公司买办公用品，金额500元，日期是5月10日。然后知道钱花在哪个地方，比如“管理费用-办公费”。写凭证，借方管理费用，贷方银行存款，金额500元，日期5月10日。要是单据是收货单，就记原材料和应付账款；要是发票是增值税专用，还要注意进项税额。

为什么得这么记？因为会计分录要跟单据上的三要素对得上。比如前年中小企业财务抽查显示，87%的记账错误都是科目配比不对。像张三买办公用品500元，如果误记到“固定资产”，资产虚增500元，利润就少500元。再比如增值税发票500元含13%税，进项税65元，正确分录是借原材料435元、应交税费-应交增值税（进项）65元、贷银行存款500元。要是漏掉进项税，税负就多65元，全年多交税还可能超万元。要是单据有日期和签章，凭证日期也得改，比如发票是5月10日，签章5月15日，凭证日期写5月15日才对。