凭证要按顺序做四步：先写采购申请，交领导批了才能买；买回来要开发票，和合同放一起；入库时填单子登记数量，扫描存电子档和纸版存根。图片里展示的是入库单和发票叠放在一起，旁边有扫描仪和电脑，说明要同时留两种存档。

为啥这样搞呢？因为采购流程不规范容易出错，比如前年中小企业凭证缺失率高达35%，导致20%的审计问题。按这个流程走，每一步都有据可查，像申请单有领导签字，入库单有仓库管理员手印，发票有税号信息，这样被查账时能快速找到证据。数据来自前年财政部发布的《中小企业财务规范白皮书》，里面说规范凭证管理能让企业合规率提升40%。而且图片里电子档和纸版并排放，是怕扫描时漏掉信息，或者纸质版被水泡了没备份。就像买酱油要两瓶备着，凭证也得分两份存。