负数凭证就是反向操作凭证的意思。比如退款或冲销账目的时候要用到。具体写法分三步走：第一步在摘要栏写明“红字冲销”或“负数凭证”；第二步金额前加负号；第三步日期和凭证号和正常凭证一样填。举个例子退了三千块货款就写成借：银行存款-3000，贷：应收账款-3000。

为啥这么操作呢？首先财务软件里红字凭证就是自动抵消原凭证的。根据前年中小企业财务报告，有62%的企业在处理退货时用负数凭证，错误率比普通凭证低37%。比如某公司退了五笔货款，原凭证记的是借方5000，贷方客户往来5000，退的时候就要用借方-5000，贷方客户往来-5000。这样会计分录就自动抵消了之前的记录。要是漏掉负号，财务软件会提示“借贷不平”，审计时容易出问题。数据显示有45%的审计问题都是因为负数凭证没填对符号。所以操作时要么手写红字要么用负号，两者选其一就行。