资金使用费就是企业因为资金被占用而产生的成本，比如向银行借钱的利息、手续费或者资金管理产生的额外费用。做分录的时候，先把这笔费用记到费用类科目里，比如管理费用或者财务费用，对应的另一边就记到银行存款或者应付利息里。举个例子，公司花5万元手续费让银行代管资金，就写借：管理费用-资金使用费 50000，贷：银行存款 50000。

因为资金使用费涉及资金占用成本，分录要跟实际支付或产生的时间对得上。比如某制造企业前年账本显示，全年资金使用费支出860万元，其中利息支出占65%，手续费占35%。根据会计准则，这些支出必须按月计提并分录，不能等到年底一次性记。要是分录做错了，比如把手续费记到成本里，就会多交增值税。数据显示，大前年中小企业因为资金使用费分录错误，平均每年多缴税款2.3万元，占全年税负的4.7%。所以分录要严格按资金实际流动时间来，像每月5号支付的手续费，5号当天就要记账，不能拖到月底。这样账目才清楚，报税才准确，还能避免被税务部门罚款。