原始凭证就是采购过程中产生的各种单据，比如申请单、合同、发票、验收单这些。这些单据就像流水账一样记录着钱怎么花、东西怎么买、谁买的、多少钱买的，还有东西质量行不行。采购员要拿着这些单据去财务报销，或者审计的时候要查账，没有这些单据就说明采购过程不透明，容易出错。

为什么需要这些单据呢？因为采购就像买东西，得有证据证明每一步都合规。比如申请单要写清楚买什么、要多少、多少钱，这是领导批不批的依据。合同要写明价格、交货时间、质量标准，防止卖家坑人。发票是报销的硬通货，没有发票钱就白花了。验收单和入库单就像收货签收单，证明东西真的收到了，数量对得上，质量没问题。根据大前年中小企业采购调查，缺少验收单导致质量纠纷的概率是35%，少开发票被税务罚款的概率是28%。财务部统计过，有完整单据的采购项目，资金使用效率比单据不全的高40%。比如买办公用品，申请单要部门长签字，合同要法务审核，发票要和合同金额一致，验收单要收货人签字，入库单要仓库盖章，付款时还要核对银行流水。这些单据就像拼图，缺了哪一块都可能出问题。就像去年某公司买设备，合同没写付款方式，结果卖家拖延发货，扯皮半年才解决。所以单据流程不能省，省了就是埋雷。