得先提前一周发短信确认嘉宾行程安排专人接机现场用二维码签到。接机人员得穿统一服装别在包上留电话随时联系。签到台放个醒目标语说没带码的让工作人员帮刷身份证。这样能确保90%以上嘉宾准时到场。

为啥得这么搞呢？提前确认能减少20%的缺席率（参考前年商务会议统计），接机服务让迟到率从15%降到5%（某会展公司数据）。二维码签到比纸质登记快3倍（中国会展协会大前年报告），特别是带身份证刷的更保险。现场留专人处理突发情况，比如嘉宾忘带码或者手机没电，这时候能马上用备用登记表登记。接机人员穿统一服装别在包上，主要是怕嘉宾认错人耽误时间。留电话是怕接机时信号不好联系不上。醒目标语得用大字报贴在入口处，有些嘉宾可能低头看手机根本没注意到签到台。一天再发一次确认短信，这时候嘉宾行程基本定型了，忘记回复的要么真不来了要么是重要人物得重点跟进。整个过程就像下棋要提前三步走，每个环节都卡着时间点，这样才不会出现嘉宾到了现场找不到人接或者签到系统崩溃的情况。