退还费用做账分两步走。第一步先借记费用科目，比如“管理费用”或“销售费用”，表示把原本计入成本的费用冲回；第二步再贷记现金或银行存款，表示实际退回的钱要减少银行账户。比如公司多收了客户5000元服务费，退回时就要在账上写“借：服务费收入 5000元，贷：银行存款 5000元”。这跟平时收钱时相反，因为收钱时是借收入贷存款，退钱就是反过来。

为啥要这样记呢？因为会计讲究有借必有贷，借贷平衡。假设公司之前收到客户5000元服务费，做分录是借服务费收入5000，贷银行存款5000。现在要退钱，收入这部分得冲掉，所以得先借服务费收入5000（相当于减少收入），再贷银行存款5000（减少存款）。这样总账上收入和存款都恢复原状，符合“过账不重算”的原则。根据《企业会计准则第14号——收入》，收入确认后发生退款，应冲减当期收入并调整当期损益。比如公司季度收入是20万元，退回1万元，实际利润就变成19万元，跟没发生退款时差1万。所以做这个分录能让财务报表更真实，避免虚增利润。