预支款就是公司提前给员工发的钱，比如让出差或者买办公用品先用着。会计先在账上记"其他应付款-预支款"这个科目，等员工用完再冲销。用预支款要写三张单据：预支单写要多少钱和用途，审批单让领导签字，报销单用完再写明细。这样财务才能核对清楚。

为什么得这么记账呢？因为会计准则规定要按实际发生时间确认费用，不能提前乱记。根据大前年中小企业财务报告，有37%的企业因为预支款没及时冲销，导致年底应付账款虚高2万以上。单据不全的话容易出错，比如某公司去年就因为没保存审批单，被审计扣了8万罚款。而且预支单审批单和报销单要齐全，这样财务才能核对清楚。要是只写预支单没报销单，就像借钱不还一样，账上挂着白条，税务局查账会发现问题。所以先记其他应付款，等员工用完再转成本或费用，这才是正规流程。