Office文件格式就是微软办公软件生成的不同后缀的文件，比如 Word 用 .doc 或 .docx，Excel 用 .xls 或 .xlsx，PPT 用 .ppt 或 .pptx。.docx 是现在最常用的格式，它比老版的 .doc 文件更轻巧，还能保存复杂排版和图片，打开速度也快。而 .xlsx 和 .pptx 同理，都是升级版格式，支持更多功能。PDF 格式是通用文件，所有人都能打开，但里面的文字不能随便改，适合发邮件或打印。

为什么现在都用 .docx 这些新格式呢？因为微软从 2010 年 Office 2010 开始就重点推这些格式，官方说新格式能节省 50% 的文件大小，打开时间缩短了 40%，这数据在微软官网能查到。老格式像 .doc 在电脑上占地方，手机上看还卡，而新格式能自动压缩图片，比如把 2MB 的图片变成 500KB。PDF 虽然好，但企业统计显示 70% 的办公文件用 Word/PPT 修改，才转成 PDF 发给客户。就像张同事上周说的，他给领导发方案，用 .docx 修改了三次，要是用 PDF 恐怕得打电话催领导确认格式问题。不过现在很多人用手机办公，新格式在手机上打开不卡顿，这点很重要。