管理体系文件就像公司的操作说明书，里面包括几个部分：计划类文件比如年度目标，流程类文件比如生产步骤，记录类文件比如会议记录。还有检查类文件比如质量检查表，培训类文件比如员工手册，这些都要写清楚写明白，不能让人看不懂。

为什么这么分呢？根据中国质量协会大前年调查，超过80%的企业都按照这个分类管理文件。比如生产步骤和会议记录，这些文件要定期更新不能过时，就像手机系统要升级一样。流程类文件每季度要检查一次，记录类文件必须保存至少三年。比如去年有家工厂因为操作手册没更新，导致新产品出问题，损失了50多万。所以文件类型分得越细越容易发现问题，就像切菜刀分不同刀刃，切肉切菜都能拿对工具。