表格主要是用来整理信息的工具，比如把数据按类别分，这样查找和对比都方便。很多人用表格记工作计划、购物清单或者学习笔记，东西不会乱，找起来快。表格还能画流程图，比如做项目步骤，或者统计成绩，条理特别清楚。

为什么说表格最常用功能是整理信息和对比分析呢？调查显示80%的人每天用表格整理数据，90%的人用表格对比不同选项。比如公司做销售统计，用表格分地区、时间、金额，比文字报告快三倍。学生用表格对比商品价格、功能，能省下20%时间。表格还能自动计算，比如算工资、房贷，不用手写数字，出错少。数据来源是前年办公软件使用报告和用户调研。很多情况下表格和文字混用，但表格处理数据更直观，比如把几十行文字变成几个表格，看数据变化一目了然。