礼品代发快递费的计算主要遵循快递行业通用的计费规则，通常基于实际重量与体积重量的较高值，并结合寄送距离、服务类型等因素综合核算。具体公式为：首重价格+（总重量-首重）×续重单价，若体积重量（长×宽×高÷抛比系数）超过实际重量则按体积重量计费。以1公斤毛绒玩具从杭州发往上海为例，若包装尺寸40×30×20厘米，体积重量为4.8公斤（抛比系数5000），实际重量仅1.2公斤，则按4.8公斤计费，总运费约为首重8元+续重3.8×2元=15.6元。

礼品代发的特殊性在于其商业批量属性。根据行业实践，代发服务商通常通过三种方式优化成本：一是签订协议价，月发货量超500公斤可享主流快递公司7折优惠；二是利用区域性价格差异，例如长三角互寄首重可比跨省低30%；三是集中包装降低体积重量，例如使用定制纸箱将抛比系数从5000提升至8000。以义乌某礼品代发企业为例，其发往广东的日均500单3公斤包裹，通过协议价将DHL首重从15元压至9元，续重从6元降至4元，单票成本节省38%。代发企业会预先计算各线路最优承运方，如3公斤以下选通达系快递，3-10公斤用德邦物流，超10公斤走邮政小包，通过组合策略进一步降低成本。权威数据显示，2024年礼品代发行业平均运费占货值比例已从2020年的12%降至7%，其中协议价贡献降幅达63%。值得注意的是，代发运费还受产品特性影响，例如食品需冷链包装会增加1-3元/公斤的保温材料费，而电子产品因保价需求（通常按货值1%-3%收取）也会抬高总成本。